Licencja transportowa. Czym jest i jak ją uzyskać?

Licencja transportowa należy do podstawowych dokumentów wymaganych do prowadzenia firmy przewozowej w Polsce i na terenie pozostałych krajów Unii Europejskiej. Przewoźnik ubiegający się o wydanie licencji musi spełnić szereg wymogów, skompletować odpowiednią dokumentację oraz wnieść stosowne opłaty. Uzyskanie licencji transportowej to złożony proces, który krok po kroku przedstawiamy w tym poradniku.

Czym jest licencja transportowa?

Licencja transportowa to dokument uprawniający do wykonywania działalności gospodarczej przewoźnika drogowego. Pozwolenie udzielane jest m.in. przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego (GITD) w drodze postępowania administracyjnego. Wydanie licencji odbywa się na wniosek przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w wybranej przez siebie formie prawnej. Może być to np. jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka osobowa (np. cywilna, jawna, czy komandytowa) bądź kapitałowa (najczęściej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna). Wnioskodawca powinien również pamiętać o umieszczeniu właściwych kodów PKD w systemie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Warunki uzyskania licencji na transport drogowy podlegają pod wiele krajowych i unijnych aktów prawnych, do których należą m.in.:

Rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.
Rozporządzenie (WE) nr 1072/2009 dotyczące wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów.
Rozporządzenie (WE) nr 1073/2009 w sprawie określenia wspólnych zasad dostępu do międzynarodowego rynku usług autokarowych i autobusowych.
Ustawa o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001 r.
Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 6 sierpnia 2013 r. w sprawie wysokości opłat za czynności administracyjne związane z wykonywaniem przewozu drogowego oraz za egzaminowanie i wydawanie certyfikatu kompetencji zawodowych.
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 5 grudnia 2019 r. w sprawie wzorów zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz wypisów tych dokumentów.

Kto podlega obowiązkowi posiadania licencji na wykonywanie transportu drogowego?

Posiadanie licencji transportowej stanowi obowiązek zdecydowanej większości przewoźników. W zależności od planowanego obszaru działalności przewozowej przedsiębiorca decydujący się na wykonywanie transportu drogowego pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) przekraczającej 2,5 lub 3,5 tony musi uzyskać stosowne pozwolenie. W obiegu prawnym występują dwa rodzaje licencji transportowej:

Licencja na krajowy transport drogowy – pozwolenie na wykonywanie zawodu krajowego przewoźnika na terenie Polski jest obowiązkowe dla firm świadczących przewozu ciężarówkami o DMC powyżej 3,5 tony. Oznacza to, że z obowiązku posiadania licencji transportowej zwolnieni są jedynie przedsiębiorcy wykorzystujący do zarobkowego krajowego przewozu towarów tylko i wyłącznie tzw. busy, czyli pojazdy ciężarowe o DMC nieprzekraczającym 3500 kg.
Licencja wspólnotowa, nazywana także licencją na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego – od 21 maja 2022 r. każdy przewoźnik drogowy świadczący usługi międzynarodowe pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony zobowiązany jest do posiadania licencji. Według wcześniejszych przepisów licencja wspólnotowa podobnie jak krajowa była wymagana tylko w przypadku przewozu towarów samochodami o DMC powyżej 3,5 tony. Jednak wraz z wprowadzeniem kolejnych postanowień Pakietu Mobilności licencja wspólnotowa stała się obowiązkowa dla większości busów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe.

Jak uzyskać licencję transportową?

Licencja przewoźnika drogowego wydawana jest na podstawie wniosku składanego na druku LR1. Poza dopełnieniem formalności i wniesieniu stosownych opłat przyszły przewoźnik drogowy musi spełniać następujące wytyczne, do których należą:

Wymogi dotyczące siedziby przedsiębiorcy – musi być zlokalizowana na terenie jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej.
Wymogi dobrej reputacji – niekaralność.
Wymogi finansowe – posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej.
Wymogi kompetencji zawodowych – posiadanie stosownego certyfikatu.
Wymogi dotyczące pojazdów – posiadanie co najmniej jednego samochodu ciężarowego.
Wymogi dotyczące kierowców – zatrudnienie lub współpraca z osobami posiadającymi stosowne uprawnienia do wykonywania transportu drogowego towarów.

Poniżej przedstawiamy proces kompletowania dokumentów wymaganych do uzyskania licencji transportowej. Warto pamiętać, że w celu uzyskania licencji wspólnotowej niezbędna jest licencja na krajowy transport drogowy. Dopiero po uzyskaniu tego dokumentu przewoźnik drogowy może wnioskować o międzynarodowy odpowiednik.

Certyfikat kompetencji zawodowych, wymogi dotyczące niekaralności i pozostałe oświadczenia

Warunki uzyskania licencji transportowej jednoznacznie wskazują wymogi kompetencji zawodowych, które musi posiadać przyszły przewoźnik. Dokumentem zaświadczającym wiedzę niezbędną do prowadzenia firmy transportowej jest certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego. Przedsiębiorca, który planuje wykonywać transport drogowe może uzyskać ten dokument przystępując do egzaminu organizowanego cyklicznie przez Instytut Transportu Drogowego. Osoby nieposiadające doświadczenia w prowadzeniu działalności transportowej powinny rozważyć udział w kursach przygotowujących, ponieważ pierwsze podejście do testu to wydatek w wysokości 800 zł. Z kolei absolwenci szkół wyższych mogą ubiegać się o zwolnienie z jednego lub większej liczby modułów, jeśli program ukończonych studiów pokrywa się z zagadnieniami wymaganymi w egzaminie na certyfikat kompetencji zawodowych.

Uzyskanie licencji jest możliwe także dla przedsiębiorców nieposiadających wspomnianego dokumentu. W takim przypadku niezbędne jest zatrudnienie osoby zarządzającej transportem, która posiada certyfikat kompetencji zawodowych. Zaświadczenie należy dołączyć do wniosku o licencję na krajowy lub międzynarodowy transport drogowy wraz z oświadczeniem (na druku o oznaczeniu OC: oświadczenie – zarządzający) osoby zarządzającej transportem o pełnieniu przez nią tej funkcji w przedsiębiorstwie.

Wymogi dotyczące niekaralności stanowią istotny element wniosku, ponieważ na etapie ubiegania się o licencji wspólnotową lub krajową należy spełnić wymogi dobrej reputacji wnioskodawcy, czyli braku popełnienia umyślnych przestępstw z Kodeksów: karnego, handlowego i karno skarbowego. Wymogi dotyczące niekaralności dotyczą w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa właściciela bądź wszystkich członków zarządu spółki. Obowiązek ten dotyczy także osoby zarządzającej transportem w firmie, której ma zostać nadana licencja przewoźnika. Wymogi dotyczące niekaralności wymagają od wnioskodawcy załączenia do wniosku stosownych zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego wraz z oświadczeniami o niekaralności na druku ON (oświadczenie – niekaralność).

Do wniosku o licencję transportową należy także dołączyć następujące załączniki:

Oświadczenie określające wymagania dotyczące bazy eksploatacyjnej – druk OB (oświadczenie – baza).
Oświadczenie dotyczące kierowców – druk OK (oświadczenie – kierowcy).
Wykaz pojazdów ciężarowych – druk WPC określający wymogi dotyczące pojazdów (wykaz ciężarówek)

Wymagania finansowe wobec przyszłych przewoźników

Przedsiębiorca, który chce legitymować się licencją na wykonywanie transportu drogowego musi posiadać odpowiednie zabezpieczenie finansowe. Jego wysokość zależy od dopuszczalnej masy całkowitej oraz liczby pojazdów. W przypadku ciężarówek o DMC powyżej 3,5 tony przewoźnik musi spełnić następujące wymogi finansowe:

9000 euro – na pierwszy pojazd ciężarowy,
5000 euro – na każdy kolejny pojazd lub zespół pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony.
900 euro – na każdy pojazd lub zespół pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 tony.

Inne wymogi finansowe musi spełnić firma przewozowa, która ubiega się o licencję na międzynarodowy transport drogowy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony:

1800 euro – na pierwszy pojazd.
900 euro – na każdą kolejną ciężarówkę.

Aby spełnić wskazane powyżej wymogi finansowe, przewoźnik ubiegający się o licencję na krajowy lub międzynarodowy transport drogowy może przedstawić np. sprawozdanie finansowe, ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej (np. polisa OCP) lub gwarancję bankową.

Jaki jest całkowity koszt licencji transportowej?

Koszt uzyskania licencji krajowej zależy od wybranego okresu obowiązywania dokumentu:

800 zł – na okres 2-15 lat.
900 zł – na okres 15-30 lat.
1000 zł – na okres 30-50 lat.

Ponadto za każdy wypis z licencji transportowej pobierana jest opłata w wysokości 100 zł. Należy pamiętać, że do obowiązków przewoźnika należy zapewnienie po jednym egzemplarzu wypisu z licencji krajowej w każdym pojeździe świadczącym zarobkowy przewóz rzeczy. Brak tego dokumentu wykryty np. przez Inspektorat Transportu Drogowego wiąże się z mandatem wynoszącym 200 zł.

W przypadku transportu międzynarodowego koszt uzyskania licencji wspólnotowej jest jeszcze wyższy. Wysokość opłat za wydanie tego dokumentu podobnie jak w przypadku licencji na krajowy transport drogowy zależy od okresu ważności:

4000 zł – opłata za licencję wspólnotową na okres do 5 lat oraz dodatkowo 440 zł za każdy wypis z licencji wspólnotowej. Dokument ten należy umieścić w każdej ciężarówce, ponieważ podczas wykonywania międzynarodowego transportu drogowego pojazd może zostać skontrolowany przez lokalne służy będące odpowiednikiem polskiego GITD.
8000 zł – za licencję na międzynarodowy transport drogowy udzielonej na okres od 5 do 10 lat i dodatkowo 880 zł za każdy wypis.

W przypadku wnioskowania o uprawnienia za pośrednictwem pełnomocnika koniecznie jest wniesienie opłaty skarbowej, która zwiększa koszt licencji o symboliczne 17 zł. Należy pamiętać, że opłata za licencję stanowi obowiązkowy załącznik do wniosku o pozwolenie na wykonywanie transportu drogowego na terenie kraju, jak i Wspólnoty Europejskiej.

Gdzie złożyć dokumenty wymagane do uzyskania licencji?

W przypadku transportu krajowego wniosek o dokument licencji transportowej należy w zależności od lokalizacji siedziby przewoźnika złożyć do urzędu miasta lub starostwa powiatowego. Z kolei adresatem wniosku o wydanie licencji na wykonywanie międzynarodowego transportu jest Główny Inspektor Transportu Drogowego (GITD). W przypadkach obu rodzajów licencji przewoźnika wniosek można złożyć osobiście w siedzibie właściwego organu, listownie lub przez internet.

Czas oczekiwania na licencję transportową

Rozpatrywanie wniosku o licencję na wykonywanie transportu drogowego zazwyczaj zajmuje około miesiąca. W przypadku wykrycia błędów lub braków formalnych wnioskodawca zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Z kolei, jeśli właściwy organ (np. GITD) odmówi wydania licencji istnieje możliwość odwołania się od tej decyzji w ciągu 14 dni.

Użyczenie licencji transportowej – czy to w ogóle jest możliwe?

Warunki uzyskania licencji jednoznacznie wskazują, że dokument ten wystawiany jest na konkretne przedsiębiorstwo. Ustawa o transporcie drogowym kategorycznie zakazuje odstępowania tego pozwolenia osobom trzecim. W związku z tym legalne użyczenie licencji jest niemożliwe. Ustawodawca przewidział jednak wyjątkowe sytuacje, gdy np. przedsiębiorca wykonujący zawód przewoźnika drogowego dokonuje przekształcenia przedsiębiorstwa. Innym przypadkiem może być przejście uprawnień na rzecz spadkobierców w wyniku śmierci właściciela firmy. W obu przypadkach przeniesienie licencji wymaga przeprowadzenie stosownego postępowania administracyjnego.

Cofnięcie licencji na transport

Cofnięcie licencji na transport drogowy rzeczy uniemożliwia kontynuowanie wykonywania usług transportowych. Do tak drastycznej w skutkach sytuacji może dojść, gdy obowiązki przewoźnika zostaną poważnie naruszone, czyli np.:

Brak spełnienia wymagań niezbędnych, aby realizować transport drogowy rzeczy.
Warunki uzyskania licencji na wykonywanie usług transportowych zostały poważnie naruszone.
Użyczenie wypisu lub licencji na transport drogowy osobom trzecim.
Zaprzestanie wykonywania usług transportowych objętych licencją przez okres dłuższy niż 6 miesięcy. W tym przypadku cofnięcie licencji nie następuje, gdy stosowny organ (np. Inspektorat Transportu Drogowego) został poinformowany o zawieszeniu działalności transportowej w trybie przewidzianym w ustawie.
Przedsiębiorca wykonujący zawód przewoźnika rażąco narusza wymogi dotyczące kierowców, ich czasu pracy lub kwalifikacji, które wykryto np. podczas kontroli GITD.

Jak wynika z powyższych przykładów cofnięcie licencji na wykonywanie międzynarodowego transportu następuje na skutek poważnych uchybień w zarządzaniu transportem. Firmy lekceważące obowiązki przewoźnika muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami, a także narażają się na ponowny koszt uzyskania licencji w przypadku jej cofnięcia.

Licencja transportowa a licencja spedycyjna

Główną różnicą pomiędzy licencją przewoźnika a licencją spedycyjną jest zakres obowiązków podmiotów posiadających te zezwolenia. Spedycja jest podmiotem odpowiedzialnym za zorganizowanie procesu transportowego i wybór właściwego przewoźnika. Z kolei odpowiedzialność firmy transportowej jest znacznie szersza i dotyczy m.in towaru w trakcie wykonywania przewozu. Ponadto licencja spedycyjna nie ma ograniczeń terytorialnych, a licencja przewoźnika wydawana jest na konkretny obszar, np. kraju lub międzynarodowo. Ponadto przewoźnicy i spedytorzy korzystają z różnych ubezpieczeń odpowiedzialności zawodowej. Polisa OCS to produkt przeznaczony dla spedycji, natomiast polisa OCP przewidziana jest dla firm transportowych. Warto też zauważyć, że licencja spedycyjna uprawnia tylko i wyłączenia do pośrednictwa przy przewozie rzeczy i w żaden sposób nie pozwala na to, aby organizować drogowy transport osób.

Kary za brak licencji na transport drogowy

Każdy przewoźnik realizujący przewozy drogowe pojazdami o DMC powyżej 3,5 tony musi posiadać licencję. Tak jak wspomniano, obowiązek ten dotyczy także międzynarodowych firm transportowych korzystających z aut ciężarowych o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Kary za brak licencji są bardzo dotkliwe. Ich wysokość sięga nawet 12 tysięcy złotych za każdy nielegalny przypadek transportu, czyli znacznie więcej niż sam koszt licencji. Dlatego warto mieć na uwadze podstawowe obowiązki przewoźnika, do których m.in. należy posiadanie licencji na przewóz rzeczy.